Референт (від лат. Referens – повідомляє) за визначенням – це співробітник, який готує доповіді керівникові, консультує з певних питань, надає рекомендації. У сучасних умовах референт – це безпосередній помічник керівника, до якого висуваються вимоги виконувати функції секретаря. Як правило, в організаціях ця посада називається секретар-референт.
Референт – важлива посада в будь-якій організації, адже він забезпечує чітку та налагоджену роботу керівника, створює умови, за яких керівник займається важливими справами, не відволікаючись на дрібні проблеми, ставить пріоритет у вирішенні завдань. Без референта робота керівництва була б менш ефективною. Референт економить час керівника, надаючи йому короткий огляд важливої кореспонденції, статей, книг, наукових робіт.
Специфіка професії
Робота референта полягає в забезпеченні комфортної та безперебійної діяльності свого шефа. До обов’язків сучасних секретарів-референтів входить:
- діловодство – складання, реєстрація та обробка вхідної та вихідної кореспонденції;
- планування робочого дня керівника (облік призначених зустрічей);
- організація прийому відвідувачів;
- організація телефонних переговорів керівника;
- сортування кореспонденції;
- підбір матеріалів та документів для ознайомлення та вивчення керівником;
- складання доповідей;
- прийом документів на підпис;
- прийом і облік телефонних дзвінків, телефонні переговори;
- підготовка переговорів з партнерами фірми;
- ведення попередніх переговорів;
- участь у підготовці засідань і нарад – збір необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час, місце, порядок денний наради та їх реєстрацію;
- формування справ у відповідності із затвердженими правилами, забезпечення їх збереження та здача в архів;
- робота з базами даних;
- організація та координація зв’язку між відділами;
- прийом та відправка факсів;
- бронювання авіа та ж/д квитків, готельних номерів;
- господарські питання – забезпечення керівника канцтоварами;
- контроль справності оргтехніки.
Плюси професії
Робота секретарем-референтом дає безцінний досвід ділових контактів, необхідні та важливі знайомства, зв’язки, що в подальшому може стати в нагоді для власної кар’єри.
Щоденне спостереження за керівником може багато чому навчити: стилю керівництва, вмінню приймати правильні рішення, вибудовувати відносини з партнерами та підлеглими.
Робота з документами дає відмінну підготовчу базу для майбутньої кар’єри юриста, економіста, менеджера.
Професія секретаря-референта затребувана в організаціях будь-яких галузей і форм власності.
Мінуси професії
До мінусів можна віднести ненормований робочий день, роботу у вихідні дні, можливі відрядження.
Робота в інформаційно-насичених умовах, в ситуаціях стресу та поспіху, спілкування з великою кількістю людей вимагає особливого складу характеру.
Місце роботи
Офіси, фірми, компанії, організації, підприємства будь-якого профілю та форм власності (приймальні керівників, директорів, юристів, нотаріусів).
Особисті якості
- стійкість нервової системи;
- самовладання;
- відповідальність;
- дисциплінованість;
- високий рівень культури в поведінці, промови, одязі, адже секретар – обличчя офісу;
- комунікабельність;
- гарна пам’ять;
- надійність;
- пунктуальність;
- акуратність;
- винахідливість;
- старанність;
- зосередженість уваги;
- емоційно-вольова стійкість;
- організаторські здібності;
- знання іноземної мови (бажано);
- приємна презентабельна зовнішність;
- знання основ психології спілкування, етики та естетики.
Кар’єра
Кар’єрне зростання всередині компанії, в якій працює секретар-референт можливе шляхом переходу в інший відділ (паралельно з одержанням профільної освіти, що відповідає галузі організації).
Зарплата секретаря-референта залежить від місця роботи, регіону проживання, досвіду роботи, знання мов, обсягу обов’язків.
Освіта
Вчитися на секретаря-референта можна на курсах секретарів або перекладачів.
Матеріал із сайту – http://www.trud.gov.ua